Особова справа працівника — це комплект документів, які містять в собі біографічні дані працівника, відомості щодо його освіти, роботи до прийняття на підприємство, в установу, організацію, відомості про військову службу, сімейний стан, місце проживання, відомості про державні нагороди (відзнаки), накладення і зняття стягнень, а також інші документи, зокрема накази, характеристики тощо. Особова справа комплектується з таких документів і в такій послідовності:
• опис документів;
• доповнення до особового листка з обліку кадрів;
• особовий листок з обліку кадрів;
• автобіографія;
• копії документів про освіту;
• копія документа про затвердження на посаді (у випадках, передбачених чинним законодавством);
• заява про прийняття на роботу (контракт);
• виписка з рішення конкурсної комісії;
• наказ (розпорядження) про прийняття (призначення) працівника на роботу (на посаду).
1. Особовий листок з обліку кадрів
Особовий листок з обліку кадрів – це обов’язковий документ, що заповнюється громадянином під час зарахування його на посаду, навчання. Він узагальнює автобіографічні відомості про громадянина шляхом фіксації їх у таблиці.
Реквізити особового листка з обліку кадрів:
• Назва виду документу.
• Прізвище, ім’я, по-батькові; дата і місце народження.
• Фотографія того, хто заповнює документ.
• Відомості про наукові ступені, вчені звання.
• Якими мовами володіє.
• Трудова діяльність.
• Державні нагороди.
• Вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки.
• Відомості про родину.
• Паспортні дані.
• Домашня адреса.
• Особистий підпис.
• Дата заповнення.
•
2. Автобіографія
Автобіографія – це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.
Основні реквізити автобіографії:
• Назва виду документу;
• Текст, в якому зазначається: прізвище, ім’я, по-батькові; дата народження; місце народження; відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися); відомості про громадську роботу; короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти); Дата написання;
• Підпис.
Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу
3.Характеристика
Характеристика – це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.
Реквізити характеристики:
• Назва виду документу
• Заголовок (прізвище, ім’я, по-батькові особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; посада; якщо потрібно-місце проживання);
• Текст, який містить такі відомості: трудова діяльність працівника (з якого часу в цій установі, на якій посаді); ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання); моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу); висновки; призначення характеристики (при потребі);
• Дата складання
• Підпис керівника установи
• Печатка
Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.
Застереження. Облікові документи, зокрема особова картка форми П-2 (П-2ДС) та особова справа, дуже важливі для визначення стажу роботи щодо призначення пенсій, при оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати, в інших випадках. Нормативними актами встановлено строк зберігання облікових документів — «75р – В». Ігнорувати вимоги щодо оформлення, ведення та зберігання зазначених облікових документів є недопустимим.
У разі якщо особові картки і особові справи при прийнятті працівників на роботу не були оформлені, їх слід оформити.
У подальшому, в хронологічній послідовності, до особової справи додаються: накази (розпорядження) про зміни анкетних даних; копії документів, які підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування; характеристики; атестаційні листки та ін.
Не рекомендується включати до особової справи накази заохочення, дисциплінарні стягнення.
До особової справи не додають: накази (розпорядження) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації, стажування тощо.
Кожній особовій справі надається порядковий номер, що відповідає номеру у штатно-посадовій книзі. Особові справи можуть бути систематизовані в алфавітному порядку або за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису.
Особові справи зберігаються так само, як і секретні документи, і видаються для службового користування лише посадовим особам, коло яких визначається керівником підприємства, під розписку у спеціальному журналі або контрольній картці.
Не дозволяється виносити особову справу з приміщення кадрової служби та затримувати її повернення понад добу. У разі використання особової справи категорично забороняється робити будь-які виправлення записів у ній або вносити до неї нові, вилучати з особової справи документи.
• опис документів;
• доповнення до особового листка з обліку кадрів;
• особовий листок з обліку кадрів;
• автобіографія;
• копії документів про освіту;
• копія документа про затвердження на посаді (у випадках, передбачених чинним законодавством);
• заява про прийняття на роботу (контракт);
• виписка з рішення конкурсної комісії;
• наказ (розпорядження) про прийняття (призначення) працівника на роботу (на посаду).
1. Особовий листок з обліку кадрів
Особовий листок з обліку кадрів – це обов’язковий документ, що заповнюється громадянином під час зарахування його на посаду, навчання. Він узагальнює автобіографічні відомості про громадянина шляхом фіксації їх у таблиці.
Реквізити особового листка з обліку кадрів:
• Назва виду документу.
• Прізвище, ім’я, по-батькові; дата і місце народження.
• Фотографія того, хто заповнює документ.
• Відомості про наукові ступені, вчені звання.
• Якими мовами володіє.
• Трудова діяльність.
• Державні нагороди.
• Вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки.
• Відомості про родину.
• Паспортні дані.
• Домашня адреса.
• Особистий підпис.
• Дата заповнення.
•
2. Автобіографія
Автобіографія – це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.
Основні реквізити автобіографії:
• Назва виду документу;
• Текст, в якому зазначається: прізвище, ім’я, по-батькові; дата народження; місце народження; відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися); відомості про громадську роботу; короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти); Дата написання;
• Підпис.
Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу
3.Характеристика
Характеристика – це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.
Реквізити характеристики:
• Назва виду документу
• Заголовок (прізвище, ім’я, по-батькові особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; посада; якщо потрібно-місце проживання);
• Текст, який містить такі відомості: трудова діяльність працівника (з якого часу в цій установі, на якій посаді); ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання); моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу); висновки; призначення характеристики (при потребі);
• Дата складання
• Підпис керівника установи
• Печатка
Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.
Застереження. Облікові документи, зокрема особова картка форми П-2 (П-2ДС) та особова справа, дуже важливі для визначення стажу роботи щодо призначення пенсій, при оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати, в інших випадках. Нормативними актами встановлено строк зберігання облікових документів — «75р – В». Ігнорувати вимоги щодо оформлення, ведення та зберігання зазначених облікових документів є недопустимим.
У разі якщо особові картки і особові справи при прийнятті працівників на роботу не були оформлені, їх слід оформити.
У подальшому, в хронологічній послідовності, до особової справи додаються: накази (розпорядження) про зміни анкетних даних; копії документів, які підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування; характеристики; атестаційні листки та ін.
Не рекомендується включати до особової справи накази заохочення, дисциплінарні стягнення.
До особової справи не додають: накази (розпорядження) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації, стажування тощо.
Кожній особовій справі надається порядковий номер, що відповідає номеру у штатно-посадовій книзі. Особові справи можуть бути систематизовані в алфавітному порядку або за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису.
Особові справи зберігаються так само, як і секретні документи, і видаються для службового користування лише посадовим особам, коло яких визначається керівником підприємства, під розписку у спеціальному журналі або контрольній картці.
Не дозволяється виносити особову справу з приміщення кадрової служби та затримувати її повернення понад добу. У разі використання особової справи категорично забороняється робити будь-які виправлення записів у ній або вносити до неї нові, вилучати з особової справи документи.
Немає коментарів:
Дописати коментар